Цель проекта: автоматизировать формирование аналитической, оперативной и управленческой отчетности.
Задачи проекта:
- Развернуть аналитическую систему.
- Провести настройку диаграмм и дашбордов.
- Разработать дополнительные источники данных.
- Провести обучение пользователей работе с BI системой.
Ситуация до старта проекта
В Тамбовском государственном университете отсутствовала BI система для построения и анализа данных. Для анализа данных использовались таблицы MS Excel. Отдельные выгрузки из систем «1С». Формирование отчетности для руководства осуществлялось ручным способом.
Актуальной была задача по мониторингу данных в период приемной кампании, оперативному анализу финансовых показателей. В период заселения студентов, необходимо получать данные по загрузке номерного фонда и анализу проживающих в разрезе гражданства для иностранных студентов.
Архитектура решения и масштаб проекта
Для построения BI системы был выбран продукт «1С:Аналитика». Систему подключили к информационным базам «1С:Университет ПРОФ», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», «Общежитие».
Для подготовки диаграмм и дашбордов были разработаны дополнительные источники данных. Проведено обучение пользователей для возможности самостоятельного использования продукта и работе с дашбордами.
В рамках проектных работ были выполнены задачи по разработке управленческих дашбордов для:
- Мониторинга и анализа приемной кампании ВУЗа
- Анализа загрузки номерного фонда общежитий.
- Анализа финансовых показателей.
Пример дашборда
Приемная кампания – показывает данные по количеству заявлений, абитуриентов, согласий, поданных за период. Информацию по способу подачи документов – доставке. Динамику подачи документов по дням. Среднему баллу ЕГЭ зачисленных и подавших заявления. В дашборде можно применять фильтры по форме обучения, уровню образования и основанию поступления.
Система используется на 20 пользователей. С «1С:Аналитикой» работают сотрудники финансового, учебного и других подразделений заказчика.
Результат проекта
В результате внедрения в ВУЗе появилась возможность строить аналитические дашборды используя напрямую данные из информационных систем 1С.
Внедрение продукта помогло:
- Существенно сократить временные затраты на формирование аналитических отчетов.
- Позволило избавиться от ручного формирования и лишних выгрузок в систему Excel.
Использование продукта «1С:Аналитика» позволило в реальном времени получать данные по количеству поданных заявлений в разрезе направлений подготовки и форм обучения. Оперативно получать информацию по конкурсу. Институты смогли мониторить наполняемость бюджетных мест.